Empleados

Acceso directo en Smartphone

El trabajador puede crear un acceso directo en su dispositivo Android o IOs

Registro de fichajes

Una vez introducidos los datos de acceso, se le mostrará al trabajado una pantalla principal con cuatro botones, correspondientes a cada una de las acciones que puede realizar: Entrada, Pausa, Vuelta y Salida.

Últimos registros y solicitudes de cambios

Se mostrarán los últimos registros de las acciones que haya realizado el trabajador.

Para los casos de olvido o equivocación al hacer un fichaje, junto a cada registro, se muestra la opción Solicitar cambio. Este enlace llevará a un formulario en el que se muestran los datos del fichaje original, los campos de Nueva fecha y hora y el Motivo de la solicitud. Estos tres campos son obligatorioes. Las solicitudes realizadas por los trabajadores han de ser aprobadas por el administrador responsable en su área. Las solicitudes han de ser coherentes en el tiempo.

Para ver acciones anteriores, ha de seleccionar una fecha diferente en el calendario de la parte inferior.

Listado de registros

El empleado puede ver, y descargar en formato .pdf el listado de registros. Para ello cuenta con un apartado, a continuación del anterior, organizado por año y mes.

Guía sobre el registro de jornada

En la parte superior se muestra un enlace a la Guía sobre el registro de jornada elaborado por el Ministerio de trabajo, migraciones y seguridad social.

Administradores

Acceso a administración

El usuario ha de acceder a la url https://toolboxerp.com/admin

En la primera pantalla, ha de introducir su E-mail y su Password. Puede almacenar esos datos en la memoria de su dispositivo para facilitar sus sucesivos accesos.

En esa misma pantalla, tiene la opción de Cambiar password en la parte inferior. Al pulsar en ese enlace se le mostrará el formulario en el que ha de introducir la dirección de email con la que haya sido registrado por el administrador. Al pulsar "Cambiar password", la aplicación le enviará un correo electrónico al email introducido. En dicho correo electrónico se incluye un enlace que llevará al formulario para que el usuario introduzca su nueva contraseña.

Gestión de usuarios

Ha de acceder, en el menú superior, a Empresa -> Usuarios

Entrando en la ficha de un usuario, o en el formulario de alta, pulsando en el botón Nuevo registro, se muestan los campos de los trabajadores.

En la pestaña "Datos identificativos", se introducirá el email del trabajador, con el cual podrá acceder a la aplicación. El campo "Tipo de usuario" definirá el perfil. En el caso de tratarse de un trabajador que únicamente registrará sus fichajes, se le asignará el valor "Sólo registro horas".

En la pestaña "Registro de fichajes", se mostrará el resumen por año y mes, con la posibilidad de desargar el listado de registros en formato .pdf. En esa misma pestaña, se podrá elegir la posibilidad de registrar la geolocalización del trabajador. Es importante tener en cuenta que, para registrar la localización, es necesario el consentimiento del trabajador por escrito.

En la pestaña "Cuadrante" se definirán los horarios de la jornada laboral del trabajador.

Validación de modificaciones

Cuando un trabajador realice una solicitud de modificación de un fichaje, el administrador verá en su pantalla de incio de la aplicación dicha solicitud en el listado de "Solicitudes de cambios". Se mostrará la fecha y hora original, y la solicitada con la correspondiente explicación. El administrador podrá Aceptar o Denegar la solicitud.

Alta o modificación de día o periodo

Al pinchar sobre un día del calendario, se abrirá la ventana de "Alta". También se puede abrir esta misma ventana desde el botón "Alta", que se encuentra sobre el calendario.

En la ventana "Alta", se seleccionará el "Tipo" de día o periodo para asignar. Pudiendo tratarse de día/periodo laboral, festivo, vacaciones, baja o asuntos propios.

Debajo de tipo, se seleccionará si se trata de un día único, o de un periodo, en el apartado "Repeticiones". En el caso de querer asignar un único día, al campo de fecha "Desde" se le asignará el mismo valor que al campo de fecha "Hasta". En el caso de que se quiera asignar un periodo, la fecha "Desde" será anterior a la fecha "Hasta". En el supuesto de que se quiera asignar un perioro indefinido, la fecha "Hasta" será borrada, se dejará sin valor. El check "Evitar festivos", permitirá, al estar marcado, que un periodo asignado tenga en cuenta los festivos como no laborables, de tal manera que no los defina como día laboral, ni vacaciones, ni baja ni asuntos propios.

El apartado "Días de la semana" definirá los que se verán afectados dentro del periodo definido en el apartado anterior. De esta manera, al seleccionar todos los días, se definirán como día laboral, día de vacaciones, día de baja o asuntos propios. En el caso de que no seleccione algún día, por ejemplo, si se mantienen seleccionados todos los días, salvo sábado y domingo, se asignarán a todos los días con el valor de, por ejemplo, Día laboral, dentro del periodo seleccionado, el lunes, martes, miércoles, jueves y viernes.

En el caso de tratarse de día laboral, en la parte inferior de la ventana, se asignarán los horarios de entrada, descanso, vuelta y salida del trabajador en ese día o periodo.

Al pulsar el botón "Guardar" se aplicarán esos valores al calendario.

Eliminar periodo

Sobre el calendario, junto al botóno "Alta", se encuentra el botón "Eliminar periodo", el cual mostrará una ventana con dos campos de fecha.

Para eliminar un único día, la fecha Desde ha de ser igual en los dos campos. Para eliminar un perioro, la fecha Desde ha de ser anterior a la hecha Hasta. Para eliminar todos los valores a partir de una fecha determinada, el campo Hasta ha de ser borrado y dejarse sin vacío.

Al pulsar el botón "Eliminar", se borrarán los valores asignados a ese periodo.

Calendario

En la pestaña "Cuadrante" se mostrará un calendario en el que se asignarán los días que le trabajador tenga asignados como laborales, festivos, de vacaciones, de baja laboral o de asuntos propios.

Sobre este calendario, se mostrará el tipo de día según este código de colores:

• Día laboral: Azul Claro
• Vacaciones: Verde
• Baja laboral: Gris
• Asuntos propios: Naranja
• Sin nada asignado: Azul Oscuro

Dentro de cada día, se mostrará cómo ha sido definido y el horario de entradas, salidas, pausas y vueltas.